Digitalisierung

Rechnungsfreigabe im Homeoffice – kein Problem!

Für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter kam es 2020 eher ungeplant dazu, dass sie Arbeitsaufgaben ins Homeoffice auslagern mussten. Das gilt insbesondere für einen zentralen Bereich nahezu jedes Unternehmens: Den Rechnungseingang.

Langjährig eingespielte Arbeitsabläufe hat die Corona-Pandemie auf einmal ins Stocken gebracht. Workflows mussten neu erdacht werden. Die spezielle Herausforderung in der Buchhaltung: Ab einer bestimmten Unternehmensgröße bearbeitet den Rechnungseingang mehr als eine Fachkraft. Spätestens dann, wenn es um Unterschriften geht, muss häufig eine zweite Person Abläufe durch ihre Signatur autorisieren. Auch kurze Rückfragen zu nicht alltäglichen Fällen gestalteten sich plötzlich schwieriger: Durch die Pandemie sind die Möglichkeiten zur Kommunikation mit anderen Teammitgliedern auf einmal eingeschränkt – zumindest aber völlig anders als sonst.

Eine Lösung für Unternehmen, deren Buchhaltung plötzlich im Homeoffice angesiedelt ist, bietet das 2015 gegründete Berliner Softwareunternehmen Candis an. Das junge Unternehmen belegte mit seiner gleichnamigen Software bereits den ersten Platz beim KPMG Microsoft Innovation Showcase für Startups im Bereich FinTech. Natürlich wurde die Lösung nicht speziell für die Corona-Pandemie entwickelt, aber durch konsequente Digitalisierung und hohe Transparenz löst sie die Probleme, mit denen Unternehmen hier aktuell zu kämpfen haben. Konzipiert ist die Software für kleine bis mittlere Unternehmen, die mindestens 200 Eingangsrechnungen pro Monat bearbeiten und ihre bisher manuellen Prozesse stärker automatisieren möchten.

Unterstützung durch Künstliche Intelligenz

Um die Buchhaltung zu vereinfachen, setzt die Candis-Lösung auf künstliche Intelligenz. Vom Belegimport bis hin zum Datenexport an den Steuerberater wird hier jeder Schritt digitalisiert – die Cloud-Lösung ersetzt den Pendelordner sowie manuelles Abtippen von Belegdaten.

Die Automatisierung setzt schon beim Belegeingang an: Belege aus E-Mails und Online-Portalen werden automatisch in die Candis Inbox importiert. Die Belegdaten werden dann - durch künstliche Intelligenz - ausgelesen und zugeordnet. Relevante Textfelder wie Empfänger, Rechnungsnummer oder Kostenstelle werden extrahiert. Aus den Daten erstellt Candis eine tagesaktuelle Übersicht aller Rechnungen.

Die Verknüpfung zu Bankkonten, Kreditkarten und PayPal ermöglicht die Zuordnung von Rechnungen und Transaktionen. Ein manuelles Prüfen von Kontobewegungen gehört damit der Vergangenheit an.

Die Rechnungen können durch die Bankanbindung direkt aus der Software heraus bezahlt werden, sodass manuelle Eingaben wie IBAN oder Rechnungsnummer entfallen. Im letzten Schritt werden die Belegdaten via DATEV-Schnittstelle in DATEV Unternehmen online ans Steuerbüro übergeben.

Insgesamt ist somit eine ortsunabhängige Rechnungsfreigabe per Klick möglich – involvierte Kollegen werden in Echtzeit informiert. Sind mehrstufige Freigabeworkflows mit Budgetgrenzen vorgesehen, können diese individuell angepasst werden. Unter dem Strich fällt nicht nur spürbar weniger Papierkram an, auch Kosteneinsparungen durch Skonti sind durch das leicht erreichbare, höhere Bearbeitungstempo auf einmal realisierbar.

Pandemie beschleunigt den Wandel

Nach Einschätzung von Candis hat COVID-19 die Digitalisierung von KMUs enorm beschleunigt. Aufgrund geschrumpfter Umsätze ist bei vielen Betrieben der Kostendruck angestiegen, so dass eine Prozessoptimierung und mehr Transparenz zentrale Anforderungen sind. Nicht zuletzt wird mittels einer Software wie von Candis das ortsunabhängige Arbeiten aus dem Homeoffice sehr gut unterstützt. Was aktuell eine Notwendigkeit ist und in rasantem Tempo erlernt wird, können viele Betriebe künftig ihren Mitarbeitern als Option anbieten. Mitarbeiter werden auf diese Weise zeitlich flexibler, die nervige Pendelei mitten in der Rushhour lässt sich reduzieren.