Geschäftsprozesse optimieren und dafür Fördermittel erhalten

Das eigene Geschäftsmodell überdenken und aus der Krise eine Chance machen. Das beherzigen clevere Unternehmer – besonders in der Corona-Krise. Wer sich schnell auf die veränderte Situation einstellt, gewinnt. Oft geht damit eine Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen einher. Viel zu wenige Unternehmer wissen allerdings, dass es eine Reihe staatlicher Förderprogramme gibt. Deren Zweck ist oft, bei der Digitalisierung zu unterstützen - ganz unabhängig von Covid-19.

Förderprogramme sollen die Wettbewerbsund Innovationsfähigkeit von kleinen und mittelständischen Unternehmen (sogenannte KMU) durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle stärken. Zudem sollen die Mitarbeiter befähigt werden, selbstständig die Chancen der Digitalisierung zu erkennen, zu bewerten und neue Investitionen in die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle im Unternehmen anzustoßen. Dabei sollen Datenschutz & IT Sicherheit gestärkt werden. Anspruch haben i.d.R. KMU mit bis zu 250 Mitarbeiter und 50 Millionen Umsatz. Mit Fördermitteln unterstützt fällt es diesen leichter, in dringend erforderliche Digitalisierungsmaßnahmen zu investieren.

Es ist noch gar nicht lange her, als Unternehmen nicht jedem Mitarbeiter ein Telefon, einen PC oder eine E-Mail-Adresse zugestanden haben. Heute ist das ganz normal. Genauso konnten Unternehmen am funktionierenden Markt der letzten Jahre gute Geschäfte machen, ohne die papierbasierten Prozesse zu verlassen. Bereits die schwächelnde Wirtschaft Ende 2019 – aber insbesondere die Corona-Krise hat dies komplett geändert. Aus dem Homeoffice können Mitarbeiter nicht auf Papierunterlagen im Büro zugreifen. Wer heute nicht auf den Digitalisierungszug aufspringt, wird an einem zukünftigen Markt der digitalen Zusammenarbeit nicht lange bestehen können. Vor allem, wenn Mitbewerber entsprechende Digitalisierungsmaßnahmen durchführen – und dafür die ihnen zustehenden Fördermittel ausschöpfen,“ so Thomas Ströbele vom Systemhaus yourIT aus Balingen.

Bundesweit gibt es etwa 1.200 Förderprogramme. Die Bandbreite der Förderung ist entsprechend groß, genauso wie auch der Bedarf bei vielen KMU. Themen wie GoBDkonformes Dokumentenmanagement mit im elektronischen Rechnungsprozess, VoIP und Cloud-Telefonie, Datenschutz und Informationssicherheit stehen jetzt an und können nicht länger warten. Auch die öffentliche Hand hat das Einsparpotenzial der Digitalisierung erkannt. Oft sind hier bereits Fristen gesetzt. Zum Beispiel müssen bereits ab dem 27.11.2020 Auftragnehmer von Behörden Rechnungen über 1.000 Euro elektronisch als ZUGFeRD bzw. XRechnung ausstellen. Die EU verspricht sich hier Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro pro Jahr. Ohne Digitalisierung gehen also wichtige Kunden verloren. KMU die jetzt reagieren, können Fördermittel nutzen UND diese Kunden übernehmen. Der Markt verschiebt sich.

Um sich über den Digitalisierungsbedarf klar zu werden, können KMU erstmal bis zu 1.500 Euro BAFA-Fördermittel nutzen. Die Beantragung ist sehr einfach. Eine Zusage erhalten berechtigte KMU innerhalb weniger Tage. Damit wird eine Erstberatung durch einen externen Berater in Form einer Bedarfs- oder Schwachstellenanalyse unterstützt. Als Ergebnis erhält der Auftraggeber einen qualifizierten Beratungsbericht mit konkreten Handlungsempfehlungen.

Darauf aufbauend empfiehlt Thomas Ströbele eine Beratung im Förderprogramm „go-digital“. Hierbei stehen dem KMU weitere 16.500 Euro Fördermittel zu. Zugelassen sind Betriebe mit maximal 100 Mitarbeitern und 20 Millionen Euro Umsatz. Projekte sind hier in den Bereichen IT-Sicherheit, digitale Markterschließung und digitale Geschäftsprozesse möglich. Das Gesamtbudget liegt viel höher als bei BAFA, allerdings ist die Beantragung aufwändiger. Außerdem sind Zusagen innerhalb acht Wochen eher selten.

Falls am Ende dieser Beratung noch ganz viel Digitalisierungsprojekte übrig sind, gibt es jetzt ganz neu das bundesweite Programm „Digital Jetzt“, das als nächstes genutzt werden kann. Gestartet am 7.9.2020 unterstützt es Unternehmen bis 499 Mitarbeiter mit einer maximalen Fördersumme von 50.000 Euro. Wie sich dieses Programm in der Praxis etabliert, wird sich erst in den nächsten Monaten zeigen. Bei einer Förderquote von 50 Prozent können somit über alle 3 Förderprogramme Digitalisierungsprojekte von bis zu 118.000 Euro mit einem Eigenanteil von nur 59.000 Euro finanziert werden. Bei der Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen innerhalb einer Wertschöpfungskette sind es sogar 168.000 Euro mit nur 109.000 Euro Eigenanteil. „Wenn der Mitbewerb dies nutzt und man selbst nicht, ist der ganz klar im Vorteil“, folgert Thomas Ströbele.

Allen Förderprogrammen gemein ist, dass sie kleinen und mittelständischen Unternehmen einen Weg weisen, nicht nur ihr Know-how in fachfremden Bereichen zu erweitern, sondern besonders auch die eigenen Geschäftsprozesse zu verbessern und sogar neue Geschäftsfelder erschließen. Zusammen mit den akkreditierten und qualifizierten Beratern und dank der Fördergelder des Bundes, können sie so Projekte angehen, um die Digitalisierung ihres Betriebes voranzutreiben und somit besser im heute immer öfter globalen Wettbewerb bestehen zu können.